La stagione delle feste, delle lauree, dei battesimi, delle comunioni e delle cresime è ormai terminata. Facendo tesoro delle esperienze vissute in questi quasi tre anni, mi sento in dovere di fornire alcuni utili consigli, rivolti a tutti coloro che hanno idea di pianificare il loro rinfresco per la prossima stagione, viste anche le già numerose richieste che ci pervengono quotidianamente.

Dove:

La prima cosa da valutare attentamente prima di pianificare il tutto  è decidere dove si svolgerà la festa o il rinfresco, può sembrare un aspetto banale, e molti lo sottovalutano, ma determina di conseguenza il tipo di fornitore al quale dovrete rivolgervi ed è direttamente legata al numero di ospiti che intendete ricevere. Il ristorante per battesimi, comunioni o cresime, quando si tratta di poche persone, dalle dieci alle venticinque, è la scelta migliore perché vi permette, a fronte di una spesa ragionevole di passare la giornata comunque in serenità, occupandovi solo di piccoli aspetti, come le bomboniere, l’eventuale decorazione della sala e dei tavoli, quando questo non viene gestito direttamente dal ristoratore, l’eventuale intrattenimento per i bambini se il ristorante offre un area dedicata. Se avete un appartamento di buona metratura, magari con un giardino o con un terrazzo, potete rivolgervi ad un catering o ad uno chef a domicilio facendo ben attenzione, nel secondo caso, ad avere disponibilità di piatti, posate, bicchieri, tavoli e tutto l’occorrente per gestire il rinfresco in maniera efficace. Per chi desidera comunque, anche con pochi invitati, ritagliarsi un momento più intimo, in location ad uso esclusivo, l’intervento di un catering può costare anche il 50% in più di quello che vi offre un ristorante, oltre alla location, a Milano mediamente uno spazio, privo di allestimenti, può costare intorno ai 500 euro al giorno, diversamente, le salette degli oratori o gli spazi comunali offrono discreti servizi e mettono spesso a disposizione tavoli e sedie a prezzi decisamente contenuti. Requisito che trovo fondamentale nella scelta dalla location, restando nell’ambito di cerimonie religiose, vista anche la plausibile maggior presenza di bambini piccoli, è la vicinanza con la chiesa e la presenza di parcheggi, per evitare di snervare i vostri ospiti con disagi in auto e rischi di multe. Per feste a tema, lauree e compleanni, che comunque prevedono spesso un numero maggiore di ospiti, penserei invece ad una location in esclusiva, o resterei in appartamento solo se avete la fortuna di abitare in soluzioni indipendenti; le dinamiche di condominio, a mia memoria, hanno spesso portato disagi, ed un vicino particolarmente insofferente, anche se avvisato, può rovinarvi la festa in pochi minuti. Ad ogni modo, per qualsiasi tipo di festa e qualunque sia la location, ad eccezione del ristorante, fate bene attenzione a quali siano i reali spazi che potete offrire al vostro fornitore per la preparazione del cibo, e alle attrezzature che potete mettergli a disposizione. Una buona società di catering, avrà la struttura per servirvi anche in mancanza di locale cucina (vedi oratori o salette comunali) e si occuperà anche del tovagliato e delle stoviglie, uno chef a domicilio avrà sicuramente più difficoltà a comporre l’offerta se lo spazio scelto non ha a disposizione attrezzature adeguate che gli consentano di cucinare e servire i vostri ospiti. Pianificate bene e nei giusti tempi un sopralluogo con chi sarà incaricato di fornirvi in modo che in funzione dello spazio e delle dinamiche logistiche potrà presentarvi un offerta il più aderente possibile alle vostre necessità considerando anche la possibilità di optare per qualcosa di diverso da un buffet. Se pensate ad un intrattenimento musicale in diffusione per il dopo cena o per il pomeriggio, verificate gli orari disponibili, se in appartamento, che questi siano compatibili con le regole del condominio, e che ci sia in loco strumentazione adeguata, se diversamente, prevedete la presenza di musicisti, sempre a margine di un sopralluogo, saranno loro a darvi tutte le indicazioni necessarie sugli spazi, sul tipo di apparecchiature che potranno servirgli e sulle eventuali pratiche siae da sbrigare. Per ultimo, per rinfreschi estivi, concordate e verificate la presenza di impianti per l’aria condizionata, se al chiuso e di gazebi, ombrelloni e illuminazione se all’aperto, mentre d’inverno che l’ambiente sia adeguatamente riscaldato e raccomandatevi che tutti gli accordi presi con il proprietario dello spazio siano formalizzati per non avere spiacevoli sorprese il giorno della festa, verificate sempre la presenza di bagni e di servizi, e che la pulizia degli stessi sia garantita da chi vi affitta lo spazio. Per trovare la location migliore per il vostro evento, in caso abbiate un fornitore di fiducia, magari che ha già gestito per voi feste e rinfreschi, potreste rivolgergli direttamente la richiesta;  saprà senza dubbio indirizzarvi al meglio presso spazi con i quali magari già collabora e che possono offrire una gestione dell’evento migliore, diversamente, se avete tempo, voglia e pazienza cercate qui: www.whataspace.it  

Il budget:

Quando avrete inquadrato in maniera efficace quale tipo di spazio sarà più adatto ad ospitare la vostra festa, in funzione del numero di invitati che avete previsto, potrete passare alla ricerca dello stesso in maniera formale, non prima di avere chiaro quale sia la cifra che intendente destinare alla realizzazione dell’evento. Come dicevo, per ricevere pochi ospiti, la soluzione del ristorante resta la più conveniente, considerando che non avete il costo extra della location, se non potete farlo in casa vostra, un menù completo in un ristorante di fascia media può ragionevolmente essere quotato intorno ai 35 euro incluso il beverage ed esclusa la torta. Un servizio di catering, avendo dei costi fissi d’uscita e di logistica potrà essere più conveniente del ristorante dopo i 50 ospiti, per 20/25 persone per un menù standard, con piatto caldo, buffet assistito da personale qualificato, beverage e torta mediamente si spendono 50 euro a persona, esclusa la location e gli allestimenti, mentre in appartamento privato, visto il più alto grado di responsabilità anche il 15% in più. Ovviamente parliamo di proposte all inclusive, con servizio in ceramica, calici in vetro, camerieri e chef sul posto, proposte base con piatti e stoviglie monouso hanno prezzi comunque più ridotti, ma per certe numeriche mai a paragone con un buon ristorante. Lo chef a domicilio, si dimostra essere un buon compromesso fino ad un ridotto numero di ospiti. Le tariffe di professionisti del settore si aggirano intorno ai 30 euro l’ora, esclusi eventuali collaboratori. Lo chef a domicilio conterà nella sua parcella le ore impiegate per fare la spesa, le ore di preparazione, le ore di servizio, e vi riaddebiterà la spesa così come da ricevuta. Restano escluse come dicevo le stoviglie e il tovagliato e dovrà comunque avere a disposizione un locale cucina attrezzato, e ricordate che se non concordato raramente è lo stesso chef che si occupa della pulizia; consiglio in questo caso di avvalersi di un collaboratore domestico di fiducia che potrà a fine festa sistemare la cucina, lavare pentole e stoviglie e riordinare gli spazi. Se parliamo invece di grandi numeri, intorno ai 100 ospiti, escluderei direttamente il ristorante per questioni di spazi e di dispersione degli ospiti, opterei sempre per un buon servizio di catering, e valuterei con molta attenzione la collaborazione di uno chef a domicilio che difficilmente avrà la struttura per gestire questi numeri. Per queste numeriche potrete trovare buone offerte tutto compreso a 25 euro, esclusa la location, con un servizio a buffet dinamico e di qualità che permetta una buona interazione tra gli ospiti rendendo la giornata comunque gradevole e non soffocata dagli standard convenzionali del ristorante. Potrete così gestire i tempi di servizio con serenità decidendo con chi vi segue le modalità di uscita dei piatti, diversamente dai tempi comunque serrati che offre un pasto placè, inserendo durante il rinfresco pause di intrattenimento e gestendo serenamente il momento del taglio torta, del brindisi, delle foto e dei regali. Tenete presente che qualora nella location scelta non vi sia disponibilità di tavoli e sedia, sia per semplice appoggio, che per far accomodare magari le persone più anziane, questi hanno costi comunque non da sottovalutare; allestire la location garantendo il 50% di sedute o di appoggio agli ospiti può arrivare a costare anche fino al 30% in più di quello che può essere il menù concordato, di contro i vantaggi in termini di comodità, dinamica e tempi sono molto maggiori rispetto ad ogni altra soluzione. Nel calcolo del budget tenetevi sempre un margine del 15% per l’eventuale torta, se non fornita, i fiori, gli addobbi, confetti e altro per ricorrenze religiose. I migliori portali ad oggi, per avanzare richieste di preventivo a professionisti del settore sono https://www.guidacatering.it/  https://www.matrimonio.com/

Il menù:

Terzo passaggio, stabilita la location e avendo trovato un fornitore che possa garantirvi una proposta che rientri nei parametri di budget che avete stabilito, è la scelta e la composizione del menù. Il ristorante avrà i suoi menù, stagionali o meno, e per ricorrenze particolari delle proposte già dedicate. Con una società di catering e con uno chef a domicilio potrete concordare invece concordare e personalizzare la vostra proposta in maniera molto più precisa e dettagliata. Chiaramente preparazioni lunghe e farraginose, non potranno essere proposte da uno chef a domicilio che a parte qualche preparazione di base che può gestire in proprio, non avendo un laboratorio d’appoggio, e non potendo per normativa trasportare preparati di carne e pesce, limiterà le sue proposte a tutto quello che può preparare in loco con l’ausilio delle attrezzature che avrà a disposizione. Prima di stabilire quale sarà la proposta gastronomica e bene soffermarsi con il vostro fornitore sulla tipologia di servizio che vorrete per il vostro rinfresco: soluzione tutto a buffet con qualche tavolo d’appoggio, soluzione a buffet con posti a sedere, magari con un primo piatto caldo servito, soluzione placè, ovvero un servizio completo dall’antipasto al dolce servito a tavola. Io personalmente trovo la soluzione a buffet con primo piatto caldo servito a tavola la più efficace e tendenzialmente cerco sempre di proporla rinforzando il tutto con un secondo piatto a buffet o con un angolo di dolci prima della torta. Fate caso al fatto che un buffet gestito interamente standing porterà il vostro fornitore a consigliare finger food, monoporzioni e pietanze che si possano consumare in piedi in maniera agile, la presentazione sarà certamente d’effetto. Con posti a sedere, vi sarà la possibilità di inserire anche pietanze diverse offrendo un assortimento più vasto, ed in questo caso un primo piatto trovo sia sempre corretto servirlo direttamente al tavolo. La soluzione che offre un pasto completo placè oltre a essere molto più costosa rispetto ad un buffet, vi riporta comunque alla dimensione ristorativa convenzionale, valutate voi se in funzione del numero di ospiti che avete e alla tariffa che può offrirvi una società di catering, non sia poi meglio un ristorante. Nella composizione del menù, qualunque sia la dinamica scelta, prevedete sempre proposte per intolleranti, vegetariani e  bambini, cercate sempre di determinare con il fornitore proposte stagionali trovando un buon compromesso tra la presenza di proposte finger food e a vassoio, e segnalate, se possibile, la presenza di persone anziane per le quali sarebbe sempre giusto prevedere un trattamento riservato. Chiedere anche una prova menù non costa nulla, anche se non sempre può essere realizzata senza una conferma di prenotazione. Qualche idea di prezzo ragionando direttamente su un servizio di medio profilo, beverage incluso per 50 ospiti: buffet standing con piatto caldo e tavoli d’appoggio circa euro 25,00 a persona, buffet con sedute per gli ospiti, primo piatto caldo, angolo dei dolci, siamo su euro 40,00 a persona circa, pranzo o cena placè si possono ricevere offerte a partire da euro 70,00 da definire poi in base al tipo di menù che si andrà a scegliere, se terra o mare e dalla possibilità, mai da escludere, di proporre comunque un piccolo buffet di benvenuto per gli ospiti. Addentrandoci nelle dinamiche orarie, che variano per tipologia di festa, tenete conto che un buffet standard per 50 ospiti può essere gestito, torta compresa in una fascia oraria di circa 3 ore, tutto quello che chiedete in più in termine di presenza degli addetti, potrebbe essere quotato a parte. I tempi si allungano per buffet con posto a sedere o per rinfreschi placè. Per feste di compleanno o lauree, se in fascia serale, non è da escludere una maggiorazione di tariffa se la festa dovesse protrarsi oltre la mezzanotte, in casi simili, è bene prevedere sempre la possibilità di un open bar o similare, che potete farvi includere nell’offerta dal vostro fornitore o che potete farvi quotare separatamente da team specializzati che offrono comunque tariffe tendenzialmente più alte di quelle di un catering, anche in virtù del fatto che molti di questi, oltre che avere una carta cocktail più ampia e interessante, hanno a disposizione postazioni bar personalizzate e scenografiche.

Torta e dettagli:

Il finale, con il taglio torta e un bel brindisi per concludere la festa, è forse il momento più importante. E’ fondamentale che i vostri ospiti si ricordino, oltre a tutto quello che di buono è stato proposto al buffet o in tavola di aver gustato un ottimo dolce che talvolta può anche far passare in secondo piano eventuali carenze o problematiche accorse durante il rinfresco, magari per causa di forze maggiore o per piccole sviste e dimenticanze vostre o, raramente, del vostro fornitore. E’ bene ricordarvi come nessuno vi imporrà la propria torta. Nel caso abbiate un buon riferimento di pasticceria fatelo presente a chi vi segue ricordando però come il ritiro della stessa e lo stoccaggio sia a carico vostro (un dettaglio non da poco, se pensate che magari quel giorno sarete già impegnati tra preparativi, parenti, location e altro). Sarà sempre previsto, a parte quando il servizio venga effettuato da uno chef a domicilio, che compiliate una lettera di manleva per sollevare ristoratore o catering da eventuali problematiche. In base al tipo di menù e al numero di ospiti sarà poi discrezione del vostro fornitore attribuirvi o meno una quota extra per il taglio e il servizio, così come succede per il cosiddetto “diritto di tappo” quando è il cliente che fornisce il vino che viene servito poi agli ospiti dal professionista. La scelta della torta è molto personale, per le stagioni estive mi piace molto proporre la classica pandispagna con panna, crema e qualche frutto di stagione, magari adornata da qualche meringa. Una torta al cioccolato o una bella crostata di frutta per gli altri periodi dell’anno, ma questo è un gusto mio, per battesimi trovo sempre molto carine le proposte personalizzate con pasta di zucchero. Considerate sempre, nel caso ve ne occupiate voi, almeno cento grammi per persona, con il rischio che ne rimanga, sempre meglio che lesinare e rischiare che non basti nel caso qualche ospite gradisca il bis. Pasticcerie di buon profilo vendono torte di qualità mediamente a euro 30,00 al chilo, i catering la offrono inclusa in proposta con taglio e servizio, anche a euro 45,00 al chilo, talvolta può capitare di trovare, per certi periodi dell’anno e su portali dedicati al catering, particolari offerte nelle quali la torta a fronte della scelta di particolari menù e per determinate numeriche viene anche inclusa gratuitamente. Ad ogni modo, per profili di feste particolarmente importanti non opterei per nessuna torta che sia sotto euro 25,00 al chilo, consiglio, o che non sia comunque confezionata da professionisti di estrema fiducia. Per tutto quello invece che può riguardare l’abbellimento e la personalizzazione della sala, soprattutto quando particolarmente anonime, se rientra nel vostro budget potete rivolgervi a party planner specializzati, che in linea di massima, potrebbero occuparsi, quando contattati per tempo, anche del supporto nella scelta dello spazio, del fornitore, dei fiori e quando la situazione lo prevede di inviti e bomboniere, oppure occuparvene voi affidandovi a negozi specializzati http://www.merlicarta.it/  https://www.balloonfactory.it/ http://www.balloonstore.eu

La personalizzazione dello spazio è comunque determinante per rendere gradevole e importante sia lo spazio che il buffet, la presenza di fiori, centrotavola, vasi e colori gratifica l’ambiente e potrà offrire al vostro rinfresco la giusta importanza. 

Un ultimo consiglio: organizzare un rinfresco o una festa, per consuetudine, non è mai qualcosa di procrastinabile o della quale potete fare a meno, per certi versi è come una tassa da pagare, sopratutto quando si hanno figli, dovete farlo, non ve ne potete esimere. In più,  subentrano sempre inspiegabili dinamiche di competizione con parenti, amici e conoscenti, e a meno che voi non abbiate maturato un importante esperienza nel campo dell’organizzazione di eventi, affidatevi sempre a professionisti e a persone comunque qualificate; far tutto in proprio rischiando di risparmiare qualche euro vi catapulterà in una realtà di stress e dispersione di energie che non conviene mai. Non è neanche detto che alla fine i conti vi daranno ragione e che quanto abbiate immaginato di realizzare poi verrà confermato dal risultato finale.  

Buona festa.